Prozesse digitalisieren: Deklaration für den BBF

Gemeinsam für die Berufsbildung der Branche

Der nationale Berufsbildungsfonds Raum- und Bauplanung wurde per 1. März 2023 vom Bundesrat für allgemeinverbindlich erklärt.* Das bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt alle Betriebe der Branche Raum- und Bauplanung gemeinsam für die Finanzierung der Berufsbildung etwa für Zeichner:innen EFZ, Hochbauzeichner:innen EFZ oder Raumplanungszeichner:innen EFZ verantwortlich sind. Die sogenannten Solidaritätsbeiträge werden von allen Betrieben eingefordert, unabhängig davon, ob sie Mitglied des Verbandes sind oder Lernende ausbilden.

Seit 2025 ist der Verband Plavenir für die Verwaltung dieser Solidaritätsbeiträge verantwortlich. Für die Selbstdeklaration der Betriebe nutzt er einen mehrstufigen Prozess. Dieser ist anfangs nur fragmentarisch digital. Der Verband will die Digitalisierung nutzen, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten und besser kontrollierbar zu machen. So soll am Ende eine lückenlose Dokumentation die jederzeitige Überprüfung eines Einzelfalls ermöglichen (zum Beispiel in einem Rechtsfall).

Der Aufwand steckt im Detail

Doch das ist gar nicht so einfach, denn in den Deklarationsprozess sind viele Rollen mit unterschiedlichen Interessen involviert. Was auf den ersten Blick ziemlich simpel erscheint (Deklaration einfordern, prüfen und Rechnungsversand), entpuppt sich bald als komplexes Geflecht von vielen Abhängigkeiten, Anforderungen und Berechtigungen. 

So möchte der Verband beispielsweise die volle Kontrolle über den Deklarationsprozess behalten und in Einzelfällen jederzeit steuernd eingreifen können. Die Betriebe, die deklarieren müssen, wollen hingegen so wenig Aufwand wie möglich haben. Vorstand und Kommission benötigen eine Übersicht, ohne Einsicht auf die Einzelfälle zu erhalten. Und dann ist da noch der Zahlungs- und Inkassopartner, der via API angebunden werden muss.

Aus all diesen Rollen entstehen Abhängigkeiten und Abzweigungen vom Hauptprozess. Diese Verästelung ist herausfordernd und es ist wichtig, die Wechselwirkungen der einzelnen Elemente früh zu erkennen. Damit das gelingt, ist es ein dynamischer Umgang mit der Flughöhe nötig: Denn ein Detail kann Einfluss auf ein oder mehrere Umsysteme nehmen, während ein Umsystem unter Umständen ein neues Detail erst hervorbringt.

Prozesse digitalisieren bedeutet immer auch Abläufe optimieren

Um bei der Entwicklung der Prozesse die Übersicht über die Abhängigkeiten zu behalten, entscheiden wir uns gemeinsam mit dem Kunden früh für einen klickbaren Prototyp. Ein solcher geht funktional und visuell weit über den herkömmlichen Wireframe-Dummy hinaus. Er kommt im Look & Feel der künftigen Applikation daher und gibt den testenden Personen ein Gefühl fürs System.

Einen klickbaren Prototyp beginnen wir immer mit der Aufzeichnung der Ist- und Soll-Prozesse. Dabei bringen wir natürlich auch Ideen ein, wenn und wo wir Optimierungspotenzial sehen. Gemeinsam mit dem Kunden klären wir bald, ob wir alles korrekt verstanden haben. Das mit dem Verständnis ist uns übrigens ein grosses Anliegen. Darum beantworten wir auch alle Verständnisfragen immer und überall und mit viel Geduld. Dafür nehmen wir uns Zeit. 

Aber zurück zum Prototyp. Sobald der Soll-Prozess nach aktuellem Wissensstand optimiert ist, holen wir verantwortliche Personen aus allen Rollen dazu, die am Deklarationsprozess beteiligt sind. Das sind zum Beispiel Personen aus der Buchhaltung oder der Administration. Diese Testpersonen klicken sich Schritt für Schritt durch ihre Teilprozesse und bringen so ihre Perspektive, Bedürfnisse und Erfahrung in die Prozessentwicklung ein. 

Das führt dazu, dass Einzelfälle, an die bislang niemand gedacht hat, auf dem Tisch landen. Was grossartig ist, denn so können wir diese Wünsche in den Prozessen berücksichtigen, bevor eine Zeile Code geschrieben ist. Das macht es für den Kunden deutlich kostengünstiger, als wenn die Anpassungen erst viel später kommen würden. 

Aus Erfahrung können wir sagen: Es lohnt sich, für diese Phase genügend Zeit einzuplanen. Denn nahezu jede Stunde, die hier mehr investiert wird, am Ende durch ein stabileres Produkt belohnt. Im Ping-Pong iterieren wir also so lange, bis alles genau so prototypisiert ist, wie es werden soll.

Modul- und Funktionsbeschriebe werden genau dokumentiert

Parallel zu den Gesprächen der Prozessentwicklung formulieren wir die Funktions- und Modulbeschreibungen der künftigen Applikation. Das hat zweierlei Vorteile: Einerseits dienen sie uns in der laufenden Zusammenarbeit mit dem Kunden, denn die Beschreibungen machen unsere Überlegungen greifbar. Ausserdem können wir detaillierte Rückfragen stellen, die aus der Formulierung der Beschreibungen entstehen. Andererseits ermöglichen uns die genauen Beschriebe später ein modulares Umsetzen. 

Das modulare Umsetzen bedeutet für uns eine dynamische Teamarbeit, bei der wir personenunabhängig und im Team an den Prozessen arbeiten können. Dadurch sparen wir Zeit (für unseren Kunden also Kosten). Entwickler A und B programmieren dabei zum Beispiel den Hauptprozess, während Entwickler C sich dem Bereich der Finanzbuchhaltung widmet. Dank der sauberen und laufend aktualisierten Dokumentation funktioniert das System am Ende trotz Arbeitsteilung perfekt abgestimmt.

Sneak-Peek in die heutige Applikation

Nach der Umsetzung öffnet eine verantwortliche Person beim Verband das Dashboard der neuen Applikation und sieht, bei welchem Deklarationsschritt jeder Betrieb gerade steht. Bei Bedarf kann sie zum Beispiel eine Deklarationseinladung erneut versenden oder den Status eines Falles zurücksetzen lassen. Auch alle anderen beteiligten Rollen erhalten Zugriff auf die Seiten und Ressourcen, die für sie freigegeben sind.

Die Kommunikation mit den Branchenbetrieben erfolgt wahlweise in Deutsch, Französisch oder Italienisch. Sie deklarieren über einen personalisierten Link, ohne vorher ein Konto erstellen zu müssen. 

Lass uns deine Prozesse gemeinsam optimieren, bevor wir sie digitalisieren.

Yannick fragen

*Die rechtliche Grundlage dazu liefern das Bundesgesetz über die Berufsbildung Art. 60 sowie die Verordnung über die Berufsbildung Art. 68.

Wir sind !Frappant, Kommunikationsagentur aus Bern. Awards jagen wir nicht nach, sondern packen lieber an: Strategie & Kampagnen, Text, Design und Webentwicklung. Und am liebsten arbeiten wir dort mit, wo wir mitdenken dürfen.