Relevant kommunizieren: Was Grice darüber wusste
Relevant zu kommunizieren ist gar nicht so einfach. Du willst zum Beispiel in einem Newsletter über eine anstehende Veränderung informieren. Nach der Freigaberunde ist der Newsletter doppelt so lang und halb so wirksam. Kennst du? Kommt häufig vor. Schuld ist die fehlende Relevanz. Wir zeigen, warum sympathische Kommunikation heute mehr denn je beim Weglassen beginnt.
Key Takeaways
- Paul Grice formulierte 4 Maxime gelingender Kommunikation. An der 3. Maxime (Relevanz) scheitern viele Unternehmen der heutigen Zeit.
- Über die Relevanz entscheidet nicht der oder die Absender:in, sondern der oder die Empfänger:in.
- Alles vollständig haben zu wollen, Senderperspektive und das Warten aufs «vollständige Bild» blasen eine Kommunikation unnötig auf. Besser mutig weglassen und ehrlich priorisieren.
Wenn alle mitreden wollen
Mitten in eurem Change (dein Unternehmen führt ein neues IT System ein) steht eine nächste Projektphase an. Du als Kommunikationsverantwortliche:r im Projektteam willst in einem Newsletter die Belegschaft informieren. Also trägst du die aktuell relevanten Themen zusammen: Was sind die nächsten Schritte? Wo ist die Belegschaft betroffen und gefordert? Und wo kann sie sich Hilfe holen?
Der Newsletter ist in sich stimmig, kurz und informativ. Dann kommt die Freigaberunde.
Ach, die technische Leitung möchte nun doch auch noch die neue Architektur vorstellen. Und das PMO die aktualisierte Governance-Struktur einbauen. Das Security-Team will eine Phishing Schulungsreihe ankündigen (da die Datensicherheit mit dem neuen System schliesslich wichtig wird). Du nimmst alles an, seufzt aber innerlich auf. Wer wird das alles lesen?
Die Kunst gelingender Kommunikation
Schon vor einem halben Jahrhundert stellte sich Paul Grice (1913–1988) eine Frage: Wie kommt Kommunikation bei den Empfänger:innen wirklich an? An Intranets und Newsletter dachte er dabei wohl kaum. Trotzdem passen seine 4 Maxime gelingender Kommunikation heute besser denn je:
Quantität und Stil sind Selbsteinschätzungen. Die Qualität ist objektiv bewertbar. Aber ob eine Kommunikation für sie bedeutsam ist, das entscheiden letztlich nur die Empfänger:innen. Und die haben in den meisten Kommunikationsplanungen leider am wenigsten Mitspracherecht.
Wenn Relevanz auf der Strecke bleibt
Das führt häufig dazu, dass Kommunikation zwar nach bestem Wissen und Gewissen, aber aus Senderperspektive geführt wird. Doch ist das zielführend? Hier 3 Fälle, die es zu vermeiden gilt, wenn du relevant kommunizieren möchtest.
«Das müssen wir auch noch sagen»
Du erinnerst dich an das eingangs erwähnte Beispiel? Ein klassischer Fall von «Das müssen wir auch noch sagen».
Logisch, aus Sicht der Projektorganisation hat jedes dieser Anliegen seine Berechtigung. Und je nach Situation gehören solche Hinweise tatsächlich in den Newsletter. Doch sobald etwas «nur zur Sicherheit» noch mit rein soll, lohnt sich eine mutige Frage: «Ist das für die Endnutzer:innen jetzt gerade wirklich wichtig?» Lautet die Antwort «Nein, aber …», lässt du es besser weg, bis es wirklich relevant wird.
«Es interessiert eben die GL»
Im Lenkungsausschuss eines IT-Projekts werden Meilensteine gefeiert: Die Testmigration ist geschafft, das Budget stimmt. Daraus wird gern ein interner Beitrag: «Phase 3 erfolgreich abgeschlossen. Wir sind auf Kurs Richtung Go-live Q4.»
Für die Mitarbeitenden, die in 4 Wochen ihre Arbeitsumgebung umgestellt bekommen, bringt das wenig. Vielleicht verunsichert es sogar: «Erfolgreich? Wir wissen doch noch gar nicht, was sich ändert und der Go-live kommt bald!»
Hallo, Senderperspektive.
«Wir warten, bis alles abschliessend klar ist»
Eine Reorganisation steht an, Standorte werden zusammengelegt. Die Verantwortlichen wissen seit drei Wochen Bescheid, kommunizieren aber noch nicht. Letzte Details sind noch unklar. Man wolle erst ein abschliessendes Bild liefern.
Bis dahin sind die News aber bereits durchgesickert. Halbwissen verbreitet sich. Solches Halbwissen ist nicht gut, denn es führt zu falschen Sicherheiten. Oder schafft selbst Unsicherheiten. Darum ist es viel besser, früher zu kommunizieren und noch offene Informationen aber als «folgen noch» oder «wir sind dran» zu deklarieren.
Warum das so wichtig ist? Weil die Relevanz von Informationen immer auf einer Zeitachse verläuft. Was vielleicht in zwei Wochen zwar vollständig sein wird, wäre für die Belegschaft aber heute relevant (und in zwei Wochen möglicherweise sowieso schon überholt). Darum lieber mit einer Rohversion früh raus und die noch unklaren Elemente transparent als solche benennen. Ganz besonders in einem dynamischen Umfeld wie bei einem Change.
Wie du deine Kommunikation relevant gestaltest
Okay, nun wissen wir, was zu vermeiden ist. Aber wie geht’s besser? Hier 4 konkrete Vorschläge, wie du deine Kommunikation relevant gestaltest.
- Empfänger:innenfrage vor Sender:innenfrage. Wenn du dich fragst «Was wollen wir kommunizieren?», frage dich mindestens auch noch: «Was muss unsere Zielgruppe wissen?»
- Weglassen als Qualitätsmerkmal. Ein Newsletter mit nur 3 Themen ist nicht weniger wert als einer mit 12 Themen. Denk dran: Weniger ist mehr. So steigen auch deine Chancen, dass deine Rubriken alle gelesen werden. Bleib in der Freigaberunde standhaft und halte dir mit starker Argumentation den Rücken frei.
- Timing als Teil der Relevanz. Lieber heute nur 70% kommunizieren als in drei Wochen 100%, wenn das Thema für die Empfänger:innen heute relevant ist. Was noch fehlt, kannst du transparent benennen, z. B. «Diese drei Punkte klären wir bis Ende Monat». Und dann natürlich Ende Monat liefern.
- Differenzierung nach Zielgruppe. Wo möglich und sinnvoll, differenziere die Informationen für die Zielgruppen. Damit erhalten deine Empfänger:innen wirklich nur, was für sie relevant ist. Wenn du das konsequent durchziehst, merken es deine Empfänger:innen. Deine Chancen, dass deine Inhalte gelesen werden, steigen damit ebenfalls.
Warum nur Relevantes zu kommunizieren so schwierig ist
Relevant zu kommunizieren, erfordert eine Auswahl. Eine Auswahl zu treffen, bedeutet «Nein» sagen zu können. Und das erfordert Mut. Es bedeutet, Verantwortung für die eigene Kommunikation zu übernehmen. Hinter der Themenauswahl zu stehen und für sie zu argumentieren. Das ist nicht immer leicht. Aber genau hier liegt deine Stärke als Kommunikationsverantwortliche:r.
FAQ
Was sind die vier Maxime von Paul Grice?
Der britische Sprachphilosoph Paul Grice (1913–1988) formulierte 4 Maxime gelingender Kommunikation.
- Quantität (sage genug, aber nicht zu viel),
- Qualität (kommuniziere nur Wahrheiten),
- Relevanz (sage, was weiterhilft) und
- Stil (drücke dich klar aus).
Zusammen bilden sie das sogenannte Kooperationsprinzip. Grice geht davon aus, dass Gesprächspartner:innen sich grundsätzlich verstehen wollen. Und dass seine 4 Prinzipien dabei helfen.
Was bedeutet die Relevanzmaxime nach Grice konkret?
Die Relevanzmaxime besagt: Sage nur, was thematisch zur Sache gehört und im aktuellen Moment für die empfangende Person relevant ist. Im Unternehmenskontext heisst das: Kommuniziere nicht, was dich als Absender:in beschäftigt. Sondern das, was für deine Empfänger:innen tatsächlich von Bedeutung ist.
Wie entscheide ich, was wirklich relevant ist?
Stelle dir die empfangende Person zum Beispiel konkret vor. Was tut sie gerade, wenn deine Botschaft sie erreicht? Was muss sie nach dem Lesen wissen, tun oder verstanden haben? Was ändert sich für sie konkret? Alles, was für diese Person gerade nicht relevant ist, kann grundsätzlich weggelassen werden. Im Zweifel (und wenn du die Möglichkeit hast) helfen vorgängige Rückfragen bei 2, 3 echten Vertreter:innen der Zielgruppe.