Outsourcing: Wann entlastet Auslagern?
Outsourcen oder selber machen? Diese Frage stellt sich früher oder später jede Kommunikationsabteilung. Bei der Antwort kommt’s drauf an: Auf deine Ressourcen, deine Ziele und darauf, was du tatsächlich brauchst. Dieser Artikel hilft dir abzuwägen und zeigt, wie du das Maximum rausholst, wenn du dich fürs Outsourcing entscheidest.
Key Takeaways
- Ob Inhouse oder Agentur besser passt, hängt von deinem konkreten Bedarf ab.
- Beides hat Stärken: Tiefes Markenverständnis vs. frischer Blick und Flexibilität.
- Die Lösung ist oft ein Hybrid-Modell.
- Wenn Outsourcing, dann richtig: Shared Ownership macht den Unterschied.
- Gute Agenturen wollen dir das Leben leichter machen. Lass sie.
Outsourcing oder inhouse erledigen?
Bevor du dich in Agentur-Recherchen stürzt, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf deine eigene Situation. Was genau brauchst du? Tiefes Markenverständnis, direkten Zugang zu internen Stakeholdern und jemanden, der jederzeit verfügbar ist? Oder breites Fachwissen, einen frischen Blick von aussen und die Flexibilität, bei Bedarf schnell skalieren zu können? Beide Modelle – Inhouse-Team und externe Agentur – haben ihre Vorteile und Berechtigung und können je nach Situation das Richtige sein.
| Stärken einer Agentur | Stärken internes Team |
| Zugriff auf verschiedene Spezialist:innen und ein breites Netzwerk | Tiefes Verständnis für Marke, Kultur und interne Abläufe |
| Unvoreingenommene Perspektive und keine Betriebsblindheit | Sofortige Verfügbarkeit und kurze Abstimmungswege |
| Flexible Skalierung: Ressourcen lassen sich schnell auf- oder abbauen | Sensible Informationen bleiben auf firmeneigener Infrastruktur |
| Know-how aus verschiedenen Branchen und Projekten | Bei konstantem, langfristigem Kommunikationsbedarf kalkulierbare Kosten |
| Bei kurzfristigem oder projektbasiertem Bedarf oft kosteneffizienter |
In vielen Unternehmen sieht die Realität so aus: Die Inhouse-Kapazitäten reichen nicht für alles, aber ein Komplett-Outsourcing macht auch keinen Sinn. Darum ist die Lösung ist häufig ein Hybrid-Modell: Ein internes Kernteam für übergreifend strategische und sensible Themen, ergänzt durch eine Agentur für spezialisierte Projekte, Kampagnen oder Kapazitätsengpässe.
Und ja, niemand versteht dein Produkt oder deine Dienstleistung so gut wie deine eigenen Leute. Aber genau das kann auch zum Problem werden. Stichwort: «Bei uns macht man das eben so.» Eine externe Perspektive bringt frische Ideen und Erfahrungen aus anderen Kontexten mit. Und ermöglicht damit die richtigen Fragen.
Wo unterstützt Outsourcing dich als Verantwortliche:r Kommunikation?
Du hast sorgfältig abgewogen und entschieden: Externes Know-how soll rein, für ein spezifisches Projekt oder als laufende Unterstützung. Doch was genau lagerst du aus? Was ist dir ehrlich dienlich und was verkompliziert dir nur den Alltag?
Was sich aus unserer Sicht besonders gut auslagern lässt:
- Wiederkehrende Aufgaben: Content-Produktion, Reporting, Tool-Pflege. Alles, was nach etablierten Prozessen läuft.
- Spezialisierte Expertise: Design, Entwicklung, Kampagnen. Alle Bereiche, in denen du Profis brauchst, aber nicht dauerhaft beschäftigen willst.
- Projekte mit klarem Scope: Website-Relaunch, Kampagne, Event. Aufgaben mit einem definierten Anfang und Ende.
Um am meisten entlastet dich eine Agentur, die dich nach dem Prinzip des Shared Ownerships unterstützt.
Wie entlastet Shared Ownership?
Mit Shared Ownership ist gemeint: Die Agentur führt nicht einfach aus, sondern denkt mit. Sie fragt nach, wenn etwas unklar ist. Sie sagt, wenn eine Idee (noch) nicht aufgeht. Und sie fühlt sich genauso verantwortlich fürs Ergebnis wie du.
Wir bei !Frappant leben Shared Ownership bewusst, was unsere Kund:innen schätzen:
Für dich bedeutet Shared Ownership: Du musst nicht allein an alles denken. Oder jede Eventualität bereits im Briefing abdecken. Du hast stattdessen jemanden an deiner Seite, der Lücken erkennt und nachfragt, bevor alle unnötig Zeit ins Falsche investiert haben. Ihr besprecht aktuelle Themen gemeinsam und klar – natürlich auf Augenhöhe. Du gibst die Richtung und Kontext vor, die Agentur bringt die Expertise und Umsetzung mit. Ihr zieht gemeinsam am selben Strick. Und bleibt regelmässig im Austausch, damit das auch so bleibt.
Welches Outsourcing Setup eignet sich für Shared Ownership?
Damit Shared Ownership funktionieren kann, braucht es das richtige Setup. Diese vier Dinge helfen aus unserer Sicht und machen den Unterschied zwischen «nice, fühlt sich gut an» und «äh, irgendwie harzig»:
1. Verantwortlichkeiten am Anfang klären
Wer entscheidet? Wer gibt Feedback? Wer entscheidet, welches Feedback übernommen wird? Shared Ownership braucht ein gemeinsames Verständnis davon, wie ihr zusammenarbeitet. Das schon am Anfang zu klären, vereinfacht später alles.
2. Direkter Draht, wo er Sinn macht
Nicht jede Frage oder Abklärung muss über deinen Tisch. Wenn sich die Agentur direkt mit internen Fachpersonen austauschen kann, um nötige Inhalte zu erhalten, bist du nicht mehr der Flaschenhals und auch allfällige Übersetzungsmissverständnisse fallen weg.
3. Kontext schafft Orientierung
Je besser und mehr die Agentur versteht, desto weniger musst du in mühsamen Korrekturschlaufen korrigieren. Was sind interne Vorstellungen, Gewohnheiten, vielleicht auch Empfindlichkeiten? Was sind die Zusammenhänge und Verantwortlichkeiten intern? Welche Themen werden über den Auftrag hinaus von deinem Unternehmen kommuniziert? Je mehr Kontext, desto besser kann sich die Agentur orientieren.
4. Regelmässig austauschen
Ein wöchentliches Heads-up hält beide Seiten im Loop. Das müssen keine grossen Meetings sein. Aber es ist dennoch sinnvoll, regelmässig gemeinsam zu klären: Was läuft diese Woche? Was braucht’s von wem? Wo geht etwas nicht mehr weiter und warum? Vielleicht ist alles klar und es braucht für einmal kein Meeting. Auch okay. Hauptsache: Beide Seiten bleiben auf dem aktuellen Stand.
Was du von einer Agentur erwarten darfst
Verschiedene Agenturen haben verschiedene Haltungen und Werte. Was du aus unserer Sicht aber von allen erwarten darfst, sind:
- Rückfragen, wenn etwas nicht klar ist (statt einfach blind loszulegen).
- Mitdenken und fachliche Beratung.
- Qualitative Umsetzungen, schliesslich stecken Profis dahinter.
- Wenn etwas nicht funktioniert, dann sollst du das lieber früh als spät erfahren.
- Ehrlichkeit ist manchmal unbequem, aber langfristig zahlt sie sich immer aus.
Unter dem Strich ist eine Agentur dazu da, dir Aufgaben abzunehmen und dein Leben leichter zu machen.
Am Ende zählt auch die Chemie
Manchmal stimmt alles auf dem Papier: Die Referenzen sind gut. Die gewünschten Skills vorhanden. Dennoch trotzdem fühlt es sich irgendwie zäh an. Das mag daran liegen, dass du und deine Agentur auf einer unterschiedlichen Wellenlänge seid oder eine andere Art zu arbeiten habt. Das passiert häufiger, als man vielleicht denkt. Und das ist auch voll okay. Wir Menschen sind schliesslich alle verschieden.
Da du aber bei der Zusammenarbeit vermutlich viel Zeit mit deiner Agentur verbringst, lohnt es sich, dass es auch menschlich passt. Man verzeiht sich dann auch mal einen schlechten Tag. Oder ein unpassend geäussertes Wort. Das Wichtigste aber: Man redet miteinander statt übereinander. So entsteht mit der Zeit echtes Teamwork.
Wie du herausfindest, ob’s passt? Bevor du ein grosses Projekt startest, arbeite an etwas Kleinerem mit deiner neuen Agentur der Wahl zusammen. So merkst du schnell, ob es funkt. Und wenn nicht? Lieber früh ehrlich sein als monatelang aneinander vorbeireden.
FAQ
Wie finde ich heraus, ob eine Agentur Shared Ownership wirklich lebt?
Achte auf die Fragen, die sie stellt. Eine Agentur, die sofort Lösungen präsentiert, ohne dein Problem verstanden zu haben, will verkaufen. Eine, die nachhakt und hinterfragt, will verstehen.
Braucht Shared Ownership nicht mehr Zeit am Anfang?
Ja, etwas. Aber diese Zeit sparst du mehrfach wieder ein: weniger Korrekturschlaufen, weniger Missverständnisse und weniger «Das hatten wir doch anders besprochen». Die Investition am Anfang entlastet am Ende.
Was, wenn ich gar nicht so viel Zeit für Abstimmungen habe?
Genau dann ist Shared Ownership sinnvoll. Eine Agentur, die mitdenkt, braucht weniger Führung. Du gibst Richtung und Kontext – den Rest übernimmt sie.