BUNDESAMT FÜR INFORMATIK & TELEKOMMUNIKATION (BIT) UND FÜR BAUTEN UND LOGISTIK (BBL)

SUPERB – ein neues ERP-System für den Bund

Das von der Bundesverwaltung seit 20 Jahren eingesetzte ERP-System hat 2027 sein End-of-life erreicht und muss ersetzt werden. Dazu wurde 2018 das Programm SUPERB initialisiert und ein Budget von rund 420 Millionen gesprochen – eins der grössten IT-Projekte in der Geschichte des Bundes. Und wir sind kommunikativ mit dabei.

Das bisher von der Bundesverwaltung eingesetzte ERP-System wird nur noch bis Ende 2027 unterstützt. Die Migration auf die neue SAP-Standard-Software «S/4Hana» ist also unumgänglich. Eigens für dieses Projekt wurde von BBL und BIT ein Programm mit 300 bis 400 Mitarbeiten initiiert: SUPERB. Selbstverständlich muss ein Projekt dieser Grösse kommunikativ begleitet werden.

Besonders wichtig ist zum Beispiel die interne Kommunikation mit den Stakeholdern, um ein gemeinsames Verständnis zu fördern. Da auf Bundesebene ist aber auch die externe Kommunikation gegenüber den Medien sehr zentral. Mit offenen Augen und Ohren tauchen wir ins Projekt ein und erkennen rasch, welche Themen kommunikationsrelevant sind und welche Kanäle sich dafür eignen.

Zu Beginn erschaffen wir einen Programmclaim sowie eine spezifische Bildwelt für SUPERB. Diese kommen in sämtlichen Kommunikationsmitteln zum Einsatz und schmücken in Form von grossflächigen Wandbildern die Büroräumlichkeiten des Programmteams. Komplexe Sachverhalte transportieren wir inhaltlich und gestalterisch «leicht verständlich» aufbereitet zu den Zielgruppen. Trotz externem Status gelingt es uns rasch, uns im Team zu vernetzen und einzubringen.

Wir konzipieren und realisieren in Zusammenarbeit mit den internen Webmastern die Intranetpräsenz des Programms sowie die diversen Newsletter-Templates. In regelmässigen Abständen bespielen wir diese internen Kanäle wie Blog, Intranet oder Newsletter und dokumentieren damit für alle Beteiligten den Programmfortschritt.

Darüber hinaus begleiten wir Teilprojekte wie Launches oder Systemabschaltungen kommunikativ, indem wir die entsprechenden Kommunikationskonzepte dazu erarbeiten und die Meilensteine und Systeminformationen via adhoc Newsletter, Mails oder Intranetinformationen verbreiten. Auch die externe Internetpräsenz pflegen wir regelmässig und erarbeiten Medienmitteilungsentwürfe sowie FAQs für die externe Kommunikation.

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