Yay, toll bist du da! Also:

Wie kommunizierst du deinen Systemwechsel?

Hi, wir sind !Frappant und verraten dir hier, worauf es in einer Change-Kampagne ankommt. Ebenfalls mit im Gepäck: viele hilfreiche und alltagstaugliche Tipps für dich.

Okay? Dann los.

1. Schritt fĂĽr Schritt

Und wir starten gleich mit einem ersten simplen, aber bewährten Tipp: Es lohnt sich, die Kommunikationsphasen (z.B. Vorbereitung, Testphase, Go-live, Wrap-up) an den Projektphasen und Meilensteinen zu orientieren. So vermeidest du Verwirrungen, wie sie bei variablen Phasenstart und -enden entstehen könnten, und sorgst dafĂĽr, dass alle immer wissen, was aktuell grad läuft.

FĂĽr die Planung und Umsetzung der Kommunikation empfehlen wir ein Schritt-fĂĽr-Schritt-Vorgehen:

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Kommunikationskonzept und Naming

Im ersten Schritt werden grundlegende Fragen geklärt:

  • Was ist der Zeitrahmen des Projekts – hat es schon gestartet?
  • Ist der Projektname klar oder noch fehlend?
  • Soll es eine interne und/oder eine externe Kampagne geben? Wie lauten die Kommunikationsziele?
  • Welche Projektphasen und Meilensteine gibt es und wie wird die Kommunikation darauf abgestimmt?
  • Welche Wiedererkennungselemente sollen der Kommunikation eine einheitliche Identität geben?
  • Soll sich die Kommunikation und/oder die Tonalität im Laufe des Projekts ändern?

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Kommunikative Leitidee, Claim und Projektlabel

Da nun klar ist, ob es um eine interne Change Kampagne und/oder eine öffentlichkeitswirksame Imagekampagne geht, kanns eine Ebene tiefer gehen: Die kommunikative Leitidee wird entwickelt.

Es ist wichtig, dafĂĽr nebst dem neuen System, auch die zentralen Kommunikationsziele sowie die beteiligten Personen im Blick zu behalten. Frage dich:

  • Welche konkreten Vorteile und Funktionen des neuen Systems sollen zentral kommuniziert werden?
  • Wer wird angesprochen und was sind die Sorgen und Probleme dieser Zielgruppen?
  • Wie kann ich diesen Zielgruppen bei der Umstellung kommunikativ Hilfe bieten?
  • Welche zentralen Anlaufstellen erhalten die Zielgruppen bei Fragen oder Unklarheiten?
  • Mit welchem kommunikativen Anspruch und in welchem Ton sollen die Zielgruppen angesprochen und ggf. einbezogen werden?

Sammle deine Antworten und breite sie vor dir aus: Sie (und der Musenkuss) sind die heilige Zutat, aus denen du eine effektive kommunikative Leitidee entwickelst.

Brainstorme im Team kreative Ideen, spiel mit Claims und mach dir erste Gedanken zu einem Projektlabel. Eruiere die favorisierte Idee am Ende kritisch und gleiche sie mit deinen ursprĂĽnglichen Antworten ab. Wird sie allen gerecht?

GlĂĽckwunsch, du hast eine funktionierende kommunikative Leitidee gefunden!

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Farb- und Bildwelt sowie Botschaften

Stehen Leitidee, Claim und Label, kannst du passend dazu eine projektspezifische Farb- und Bildwelt entwickeln. Definiere identitätsstiftende Projekt- und Phasenfarben sowie Bildsprachen. Behalte auch hier deine Kommunikationsziele im Auge.

Tipp: Es kann helfen, erste exemplarische Botschaften zu entwickeln, um in einer Umsetzung zu prĂĽfen, ob die Farb- und Bildwelt in der Praxis funktionieren. 

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Grober Massnahmenplan und Strategie fĂĽr die Erfolgskontrolle

Nun ist es an der Zeit, in Anlehnung an die Projektphasen einen groben Massnahmenplan zu entwickeln:

  • Wann wird intern zum ersten Mal aktiv auf den Systemwechsel aufmerksam gemacht und das Team sensibilisiert?
  • Wann wird Wissen ĂĽber das neue System vermittelt und Schulungen durchgefĂĽhrt?
  • Was wird ab wann rund um den Go-live des neuen Systems kommuniziert?
  • Und extern – was wird da kommuniziert?
  • Wie misst du den Kommunikationserfolg? Lege den Grundstein bereits jetzt und ĂĽberleg dir eine passende Strategie und KPIs.

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Content Strategie und Textbausteine

Feile deine Content Strategie weiter aus und frage dich:

  • In welchen Phasen werden welche Informationen benötigt?
  • Welche Massnahmen dienen als inhaltliche Basis und Informationsquelle (Herocontent)?
  • Welche Massnahmen funktionieren als breit gestreute Hinweise und AbsprĂĽnge auf den Herocontent (Teaser- oder Snackcontent)?

Bring deine Antworten in Form (Tabellen eignen sich) und mach daraus deine Content Strategie. 

Tipp: Formuliere auch übergreifende Textbausteine wie z.B. eine Copy Plattform oder ganz konkret Taglines o.ä. für die Umsetzung der Massnahmen.

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Recherche und inhaltliche Aufbereitung von Inhalten

Was fehlt noch? Genau, jetzt geht’s an Recherchieren! Finde heraus, welche Inhalte zur Verfügung stehen und wo noch Recherchebedarf herrscht:

  • Welche Informationen sind vorhanden?
  • Wo sind Abläufe oder Zusammenhänge noch unklar und Inhalte darum fehlend? Wann und durch wen folgen die fehlenden Informationen?
  • Wo muss vertiefend recherchiert oder der Input von Fachleuten eingeholt werden?

Trage die Informationen zusammen und bringe sie in eine zielgruppengerechte und ansprechende (Text-)Form pro Massnahme und Kommunikationsmittel. Das Manuskript wird die Ausgangslage fĂĽr die nachfolgende gestalterische Umsetzung bilden. 

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Ausarbeitung erster ĂĽbergreifender Massnahmen

Wenn Konzept und Informationsmaterial stehen, kannst du mit der Erstellung erster übergreifenden Kommunikationsmittel beginnen. Spätestens ab hier wirst du wohl mit einer Kreationsabteilung oder einer externen Agentur zusammenarbeiten wollen.

Wenn ja: Suche dir eine Agentur mit kurzen Kommunikationswegen, die dir entspricht und Spass macht. Das Leben ist zu kurz fĂĽr etwas anderes. :-) 

Ein weiterer Tipp: Auch bei der Umsetzung erster Rohskripts und Umsetzungen macht es Sinn, Schritt für Schritt zu vorzugehen – denn weder Texter:innen noch Designer:innen werden alles aufs Mal umsetzen können.

Macht also nichts, wenn die Manuskripte zu Beginn noch etwas tröpfelnd in der Umsetzung eintreffen. Achte dann aber bei der PrĂĽfung besonders darauf, dass die Umsetzungen inhaltlich und wörtlich alle kongruent bleiben. 

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Detaillierter Massnahmenplan (Smartsheet)

Inzwischen ist die Produktion angelaufen und die ersten ĂĽbergreifenden Massnahmen sind möglicherweise bereits umgesetzt. Nun geht es daran, den detaillierten Massnahmenplan, manche nennen ihn «Smartsheet», auszuarbeiten. 

Gehe vom groben Massnahmenplan aus und orientiere dich an den neusten Entwicklungen im Projekt. 

Tipp: Es ist gut möglich, dass auch der grobe Massnahmenplan nach einem kleinen Update verlangt. Jetzt ist eine gute Gelegenheit dafĂĽr, beide Pläne auf den neusten Stand zu bringen. 

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Nullmessung fĂĽr die Erfolgskontrolle

Die Strategie fĂĽr die Erfolgsmessung hast du bereits definiert.

Führe nun die Nullmessung durch (zum Beispiel mit einem Puls-Check, den du in regelmässigen Abständen wiederholst), um später bei weiteren Messungen belastbare Aussagen treffen zu können.

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Laufende Erarbeitung der Massnahmen gemäss Planung

In Zusammenarbeit mit deinem verlängerten Arm, der Gestaltungsabteilung oder externen Agentur, werden die Kommunikationsmittel nun laufend erstellt.

Diese entsprechen deiner Planung im Smartsheet und reichen von Newslettern, BroschĂĽren und Flyern ĂĽber Plakate, Intranet-Teaser und Informationsplattform bis hin zu Countdown-Zählern, Bodenaufklebern oder BildschirmhintergrĂĽnden – oder was du eben so brauchst und geplant hast. 

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Zwischenzeitliche Messungen und Reportings

Die Zeit schreitet vor und der Go-live rückt langsam näher. Und wie läuft die Kommunikation bisher?

  • Wie kommen die Kommunikationsmassnahmen bei den Zielgruppen an?
  • FĂĽhlen die Zielgruppen sich eingebunden und verstanden?
  • Können die Ziele erreicht werden, sind wir auf dem richtigen Weg?

Regelmässige Messungen, Reportings und Puls-Checks sind empfehlenswert, denn sie können den Puls der Beteiligten fühlen und als wichtige Wegweiser in deiner Kommunikation dienen.

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Empathische Beratung und Flexiblität in einem möglicherweise hektischen Alltag

Ein umfassendes Projekt wie ein Systemwechsel bringt fast immer unerwartete Wendungen mit sich, die einen manchmal richtig ins Schwitzen bringen. Das ist normal.

Damit du die manchmal rasch ändernden WĂĽnsche aller beteiligten Parteien bestmöglich in deiner Kommunikation berĂĽcksichtigen kannst, brauchst du flexible Partner:innen an deiner Seite, die mitdenken und dich damit insbesondere in turbulenten Zeiten unterstĂĽtzen können. 

Apropos turbulente Zeiten:

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Jetzt heisst es: Go-live!

Und das ist okay, denn du bist gut vorbereitet und die nötigen Kommunikationsmittel wie z.B. ein Erste-Hilfe-Set fĂĽr den Go-live sind ready und können vor Ort zum Einsatz kommen. Die Anlaufstellen fĂĽr allfällige Störungen und die Support-Struktur ist kommuniziert – dem Go-live des Systems steht (zumindest kommunikativ) nichts mehr im Wege.

Tipp: Wenn du mit einer externen Agentur zusammenarbeitest, kann es sinnvoll sein, dass du bestimmte Personen nun in den Tagen kurz vor und nach dem Go-live zum Arbeiten vor Ort holst. Damit sind die Kommunikationswege noch einmal kĂĽrzer, als sie es hoffentlich schon sind, und du hast durchwegs jemanden an deiner Seite, der rasch umsetzen kann, was du brauchst. 

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Kommunikation nach dem Go-live

Zurücklehnen? Nope, noch nicht. Denn nach dem Go-live ist das Projekt noch längst nicht abgeschlossen: Bevor der Regelbetrieb aufgenommen wird, folgt eine Phase des Rückblicks und der Weiterentwicklung. Erste Erkenntnisse werden gewonnen und müssen kommuniziert werden.

Aber das ist dir ja sicher nicht neu, denn wie du dabei vorgehen willst, hast du ja bestimmt schon in deinem Smartsheet geplant. 

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Ab in den Regelbetrieb

Wenn alle Beteiligten mit der Zeit ihre neuen Gewohnheiten gefunden haben und erste Optimierungen aus den Feedbackschleifen bereits umgesetzt sind, übergibst du den Staffelstab möglicherweise wieder an die Verantwortlichen des regulären Betriebs – oder übernimmst die Rolle grad selbst.

Wie es fĂĽr dich auch weitergehen mag: Wir gratulieren dir herzlich zu deiner erfolgreichen Kommunikation zum Systemwechsel!

2. Visualisierungen

Die Kommunikationsmittel aus unserem Beispiel könnten in etwas so aussehen:

3. Ab wann soll die Kom­munikation mitarbeiten?

Umfassende Projekte laufen in grösseren Unternehmungen meist monatelang, bevor ein Kommunikationsteam zum Kernteam dazustösst. Im obigen Schritt-für-Schritt-Vorgehen entspräche das erst dem Schritt 7. Warum erst dann und ist das sinnvoll?

Nun, das kommt darauf an, ob die Kommunikation auch beratend eingreifen soll. Wir empfehlen grundsätzlich, beratende Kommunikationsprofis, wie wir es sind, frĂĽhestmöglich ins Boot zu holen.

Denn je früher wir mit dir unterwegs sind, desto besser können wir dich und dein Unternehmen kennenlernen. Deine Ziele verinnerlichen. Deine Stimme und Tonalität aufnehmen. So versetzen wir uns in dich hinein und können im wahrsten Sinne des Wortes zielführend beraten und umsetzen.

Wir sind ausserdem ĂĽberzeugt davon: Die Qualität der Massnahmen steht und fällt mit der Qualität des Konzepts. Je durchdachter das zugrundeliegende Konzept, desto ĂĽberzeugender auch die einzelnen Kommunikationsmittel.

4. Was dĂĽrfte das kosten?

Wir sprechen offen und fair ĂĽber Kosten und bieten dir gerne unsere Leistungen an. Doch die Zahlen gehen je nach BedĂĽrfnis weit auseinander. Um dir einen realistischen Betrag nennen zu können, mĂĽssen wir wissen: 

5. Bonus: Stolpersteine

Achte bei deiner Systemeinführung besonders auf diese möglichen Stolperfallen:

  • Fehlende Koordinationsstelle kundenseitig – kann durch vollumfängliches Onboarding entschärft werden. Es empfiehlt sich aber das Schaffen einer festangestellten internen Kommunikationsdrehscheibe.
  • Zu viele Informationskanäle
  • Zu viele Informationen respektive zu wenig kanalisiert (aus allen Kanonen schiessen)
  • Schulungen insbesondere Schulungen im Nachgang sowie Erarbeitung Schulungsdokumente
  • Sich zu wenig Zeit nehmen um die Informationsarchitektur Intranet / Informationsplattform zu erstellen. Ist genau so wichtig, wenn nicht wichtiger wie das Design der Plattform. Folgenden Punkten ist besonders viel Aufmerksamkeit zu widmen:
  • Suche
  • Downloads
  • Nomenklatur/Naming der Uploads

Dank unserer Erfahrung kennen und erkennen wir Stolperfallen frühzeitig und können dich beraten, diese zu umgehen.

6. Habt ihr auch Cases?

Klar – schau mal hier rein.